Timeadvice – Vi skaber TID til overskud

Hvad er Time Pool?

Time Pool er et landsdækkende vikar og afløserkorps, hvor I registrerer jeres nuværende timelønnede afløsere og vikarer, og hvor en patenteret algoritme finder selv vikarer til jer.

Når I får behov for afløsning opretter I blot en bestilling på vores portal, eller registrerer det direkte  i vagtplanen, så finder Time Pool selv en afløser på 5-10 minutter. Det virker dag, aften, nat og weekender. Du kan nu bruge din tid på dialog, ledelse, drift og udvikling.

  • Fuldautomatisk vikar/afløserplanlægning
  • Check af kompetencer, hviletid og erfaring
  • Find den bedste eller billigste afløser
  • Virker via smartphone, SMS og portal

Hvorfor er Time Pool unikt?

Fordi jeres vikarprocesser bliver fuldautomatiserede. Det er en algoritme, der døgnet rundt finder og kommunikere med de tilgængelige afløsere og vikarer via web, app og SMS. Time Pool er landsdækkende.

Dette sparer jer for dyrbar tid i hverdagen, og skaber en bedre kontinuitet. Endelig er der styr på hviletidsregler på tværs af arbejdspladser og kontinuiteten øges hos jeres borgere. Time Pool løser alle akutte og langsigtede bemandingsproblemer. Danmarks eneste automatiskerede vikarkorpssystem.

  • Afløsere kan se booke ledige vagter
  • Se totaløkonomien i jeres afløsning
  • Central og decentral puljeplanlægning
  • Automatiserer den akutte planlægning

Optimering af den akutte afløsning

Den tid i ikke bruger på at håndtere akutte ændringer, sygemeldinger, bytninger, afløsning og vikarer, kan naturligvis bruges til ledelse, dialog og drift. Kvaliteten i fremmødet styrkes

Time Pool er landsdækkende, hvorfor I får adgang til flere afløser ressourcer, end I selv råder over. Planlægningen forudsætter naturligvis velkendthed, erfaringer, kompetencer og lokal introduktion. Alle afløsere skal godkende og bekræfte jeres opgaver via app eller sms.

  • I får frigjort mange daglige ledertimer
  • Optimal udnyttelse af jeres afløsere
  • Øget kontinuitet i drift og plejen
  • I får adgang til flere ressourcer

Er I også træt af tidspresset  med jeres akut og fraværsplanlægning?

Lad os demonstrere, Time Pool metoden sammen med Time Care kan minimere jeres tidsforbrug til akutplanlægning.

Kontakt os idag

Time Pool kan også anvendes som en separat løsning, der integreres med  jeres eksisterende vagtplansystem.

Mange fordele for afløsere og vikarer ved Time Pool

  • På portalen kan afløsere angive et “interesseønske”, hvorfor algoritmen optimerer på, hvem som frivilligt vil tage vagten.
  • Time Pool systemet er baseret på, at du lægger tilgængelighed ind på portalen eller via din smartphone, for alle årets dage. Du bestemmer selv arbejdstidspunkter og fridage.
  • Du har derved ekstrem høj grad af indflydelse på de vagter, som du bliver forespurgt omkring.
  • Det er muligt at udbyde en “selvhentervagt. Det betyder, at de afløser og vikarer, som har de rette kompetencer, velkendthed, introduktion og krav til kontinuitet, selv kan tage vagten”.
  • Erfaringerne er, at afløsere og vikarer nu vælger arbejdspladser selv, hvorfor I blot skal udbyde opgaven. Jo tidligere i udbyder opgaven, jo større mulighed er de for frivillig dækning.
  • Hvis flere ønsker den samme vagt, vil det være den bedste eller billigste, der får vagten. Systemet styrer selv disse processer.
  • Afløsere og vikarer ser et online overblik over deres timer, timebank, vagter, bestillinger og relevante saldi.
  • Der kan trækkes en række rapporter, som i skræddersyr til jeres behov.
  • Alle data er online og matcher det i vagtplan og lønsystemet.
  • Time Pool holder styr på alle hviletidsaftaler, hvorfor arbejdstidsregler altid er tilgodeset. Dette gør, at afløserne ikke bliver misbrugt, nedslidte og møder trætte på arbejde. Time Pool forebygger derved nedslidning og stress.
  • Denne kontrol sker på tværs af alle arbejdspladser, og kan opsættes på mange forskellige måder, sådan at det bedst matcher jeres og afløserens behov.
  • Afløsere og vikarer skal løbende opdatere deres tilgængelighed i systemet og angive, hvilke vagter de er interesserede i.
  • Enhver kan bruge Time Pool med ½ times introduktion.
  • Der kommunikeres via app, sms og portal, hvorfor man altid kan dokumentere, hvem der er blevet forespurgt hvornår, og hvor langt alle er i planlægningsprocesserne.
  • I det der planlægges på tværs af arbejdspladser, er det nu muligt for vikarer og afløsere at byde ind med det antal timer, de har behov for i perioden.
  • Nogle gange er der behov for mange vagter, hvorfor dette er muligt, da der nu er flere arbejdspladser i lokalområdet at vælge imellem.
  • Andre gange er der behov for mere fritid, hvorfor du lægger færre tilgængeligheder ind. 
  • Der modtages en lønseddel fra hver kommune, som du har arbejdet for, som dokumenterer vagter, timer og tillæg.
  • Time Pool er nemt at bruge og lære. Der er et 3 timers introduktionskursus for hver afløser/vikar pr. arbejdsplads.
  • Herefter er det eget ansvar, at vedligholde timer, tilgængelighed og svarer ja eller nej på de forespørgsler, der modtages på SMS, portal eller smartphone app.

Eksempler på arbejdspladser, der anvender Time Pool


  • Hele ældreplejen i OdderOdder kommune

  • Decentral arbejdspladsHimmelev behandlingshjem

  • Alle sygehuse i SverigeEksempel St. Gorans sygehuset

  • Hele Gøteborg kommuneSamtlige 24/7 arbejdspladser

Time Pool metoden er en del af Time Care

Når I bliver partnere får I lejlighed til at bruge Time Pool systemet, sammen med jeres vagtplanlægning. Vi implementerer Time Pool ca. 3 måneder inde i projektet, efter at den grundlæggende forandringsproces er kørt ind. Herefter har I også et bedre overblik over jeres reelle afløserbehov, da Time Care erfaringsmæssigt reducerer dette med ca. 80-90 %.

Time Pool er herved et primært værktøj til ferieinddækning, akut sygefravær og til enkeltestående omsorgsdage og feriefridage hos personalet. Det øvrige fravær dækkes af personalet via timebanken.

Mere tid til livet, omsorg og jeres kerneopgaver

At finde og tilkalde afløsere og vikarer er ikke en værdiskabende proces. Det er en tidsrøver og en opgave, som tager fokus og energi fra alt andet. Derfor har vi valgt at automatisere denne proces. 

Vi har lavet en unik algoritme, der selv løser alle de tidskrævende opgaver omkring akut og afløserplanlægningen for jer. I skal blot lave lønnen for de timelønnede og have den løbende dialog med dem. Planlægningen klares af systemet og af afløserne, som “selv-service”. Afløserne får ekstra indflydelse med Time Pool metoden.

Landsdækkende vikarkorps med jeres egne afløsere

Time Pool er unikt i den forstand, at vi samler alle vores partneres afløsere i en pulje, og vi deler dem efterfølgende. Dette giver mulighed for at kontrollere hviletider på tværs af arbejdspladser, give afløserene flere muligheder for indflydelse og jer flere ressourcer.

Man, kan naturligvis kun afløse hos jer, hvis man er har de rette kompetencer, faglighed, har kort transporttid og er introduceret til jeres hverdag og arbejdsplads. Time Pool skaber balance mellem alle ovenstående krav, dimensioner og regler.

Giv jeres afløsere nye muligheder

Både medarbejdere, ledelse og borgere har interesse i, at I kan designe vagter, fremmøde og opgaveafvikling, på en nem og fleksibel måde, der altid passer til deres behov. Det er muligt at tilgodese alle medarbejderbehov.

  • Tag ansvar for dit livVi ønsker, at du selv skal lave din plan. Du kender dit behov bedst. Ca. 99% af alle ønsker godkendes
  • Samskabelse i team og via pusleprocessenTakket være puslefasen, får du 3-5 x øget indflydelse, end når din leder beslutter
  • Bedst for den enkelte. Ej ens for alleAlle spilleregler er værdibaserede. Du får mere tryghed og frihed end med faste rul.
  • Veto, Stopklodser, timebank og omsorgsboblerVi har lavet arbejdstidsaftaler med helt nye innovative værktøjer og muligheder
  • Dialog, frihed og borgerfokusUge efter uge skaber vi en bedre balande mellem din, kollegaernes og borgernes behov
  • Timeregnskab, der er til at forstå!Alle kan forstå timebanken. Få flere muligheder og kontrol med din egen fritid